- 会議で発言・説明するのが苦手
- いつ喋っていいのかわからない
- 急に質問されても言葉が出てこない
こんな方に向けて。
会議でスラスラと自分の意見を言う上司や同僚を見て、「自分なんか…」と自己嫌悪していないだろうか。仕事できない人間と決めつけて落ち込んでいるかもしれない。僕もかつてそうだった。今もだ
でも、ちょっと待ってほしい。
会議で喋れないのは「能力」のせいではなく「内向型」のせいかもしれない。そして、その気質はあなたの強みかもしれないのだ。
内向型の人は、会議中にこんな症状で苦しむ傾向がある。
- 周囲の注目を浴びるのが苦手で、緊張してしまう
- 筋道立てて説明できず、しどろもどろになってしまう
- 発言するタイミングがわからず、戸惑う
- コロコロ変わる話についていくのが必死で思考が追いつかない
- ある言葉が理解できないとそこで思考がストップしてしまい、その後の議論が上の空になる
- じっくり情報を反芻する時間がないと、自分の意見が生まれない。なのに、その場で意見を求められてテンパる
- で、気づいたら会議が終わっている
こんな症状だ。
僕はこの症状に苦しみ続けた。でも、最近自分が内向的な人間だと気づき、この症状を治さないことにしたら心が軽くなった。
また、少しずつだけど内向型人間なりの会議術を身に着けていくようになり、自己嫌悪する頻度が減っていった。
「内向型の人はうまくしゃべれなくていいんだよ」と伝えたい。会議が苦手なのを受け入れた上で、どうして苦手なのか？どうしたらいいのか？をご紹介する。
僕と同じ悩みを抱えていて、「自分はダメ人間だ」「自分は無能だ」とレッテルを張り苦しんでいる方の力になれたら嬉しい。
うまく喋れないままでいい！
当意即妙に受け答えする上司や同僚を見て「俺もああいうふうになりたいなぁ…。でも俺はいつもしどろもどろ。俺、無能だ」と落ち込む人もいるだろう。
僕も会議への苦手意識があって、常に劣等感を抱いていた。会議でうまく発言できないのは自分のスキルや能力がないからだ、と思っていて、上手に発言できるように本とかYouTubeで勉強していた。
が、5年以上経っても改善しなかった。だから諦めることにした。
会議が苦手な人は内向型かも
内向型の人間は、会議のような人が多く集まり注目を浴びる場面でその場の雰囲気に圧倒されやすい。よくも悪くも刺激に敏感だ。しかも、予測不能な事態が起こりえるシチュエーションに不安を覚える。
これは気質の問題だ。能力やスキルの問題もあるかもしれないが、その割合は低い。だから会議の前は一生不安になる。性質の問題なので諦めるしかない。赤ちゃんが泣くのと同じで、この性質には抗えない。
じゃあいっそ、会議は苦手で緊張してもいいんじゃない？
不安を感じやすいのは内向型の特性だ。不安を否定すると自分を否定することになる。緊張を誤魔化すと自分を誤魔化すことになる。
まずはそんな自分を受け入れてみよう。「俺は会議になると緊張する人間。仕方ないな」と。
こんな感じで、自分の弱さを認めてあげると楽になる。「ありの〜ままの〜」を体現するのだ。やはり名曲だ。
苦手な会議への対処法
ただ、ド緊張してしまっては会議で役に立つことができない。それに会議は仕事をする上で逃げられない業務だ。でも、会議が苦手な内向型人間にもできることはある。
そのカギは、恐怖と不安を逆用できるかどうか。そして、内向型人間の強みを発揮できるかどうかだ。
カンペを準備
会議で司会進行やプレゼンを任されたなら、カンペを作っておくといい。
なぜなら、内向的な人は即興が苦手だからだ。少なくとも僕はそう…。議題だけ与えられてもスラスラと言葉が出てこないし、プレゼン資料だけあっても緊張して吃ってしまう。
注目を浴びてただでさえ緊張するのに、先行きが見えない不安や恐怖が押し寄せる。NO準備で会議に臨むと100％失敗するはず。
僕はこの過ちを何回も繰り返してやっとわかったけど、対策はカンペだった。
会議やプレゼンの緊張感に慣れるまではそれこそ一言一句セリフを考えていた。まるで国会議員の答弁資料かのよう。
カンペがあっても詰まってしまったけど、カンペを作ったおかげで「頭が真っ白」みたいな事態は激減した。
もちろんカンペを棒読みするんじゃなくて、その場の雰囲気に合わせてちょいちょい言葉を変えたり、読むスピードを変えたり、脱線したりもOK。
カンペを作る過程で議題への理解も深まっているから自然と喋ることができるはずだ。
会議前の準備を徹底的にやる
僕は会議の司会進行役を務めたときもあったけど、そのときは会議1時間くらい前に会場入りして準備に時間をかけた。
- 席の配置
- 空調の調整
- 資料の配布
- 看板の設置
- 音響の調整
- 会議室の連絡先をメモ
いざ会議が始まって「資料がない！」「会場がわからない！」「参加者が来ない！」と慌てないために、入念に準備をしていた。
一般人からすると「会議5分前に行けばよくない？慌てる必要はないよ。」と思われるかもしれない。
でも、内向型は先の見えない状況に不安を感じやすいので、だったらきめ細かく準備して想定の範囲内を作ってやろうと。
- 「資料がない！」⇒想定の範囲内です。予備の資料はこちらです
- 「参加者が時間通りに来ない！」⇒想定の範囲内です。事前に上司に相談してました
- 「部屋が寒い！」⇒想定の範囲内です。では温度を上げます
「こうなったらこう」と考えおくと緊急事態にも対処しやすくなった。
想定質問を作る
内向型の人は、想定外の出来事が苦手だ。
話の途中で質問されたり、議論が脱線してしまったりは会議あるあるだが、内向型の人にはツラい。
だからこそ予め想定外を想定しておく。カンペの話と被るけど、想定しうる質問やその答えを事前に考えてセリフ化しておく。
もちろん会議中に想定質問集をみながら「え〜っと」なんてできないかもだけど、大事なのはそこじゃない。想定質問集を作る過程で想定質問への受けをじっくり考えているから案外スラッと答えられる。
会議中は一生懸命聴く
時間をかけて準備をしたとしても、会議は緊張する。不安や恐怖は消えないし、想定外はつきものだ。むしろ想定外こそが会議の醍醐味だったりもする。話が脱線することで思いも寄らないアイディアが生まれたりするからだ。
会議中は緊張がにじみ出てしまい「〇〇さん、焦らなくていいよ」と言われると余計に緊張する。そう思うと余計に緊張し、萎縮してしまい手汗が止まらない。声も震える。
「会議するだけなのに緊張しすぎだろ」と思われていないか心配し、自己嫌悪に陥る…。こんな負のループを繰り返していた。
でも何年経っても変わらないから、僕は開き直って緊張していることにした。緊張しないのはムリだから諦めました。
不器用なりにできること
堂々と振る舞えるあの上司のようになるのは諦めて、不器用な僕にできることを探した。それが挨拶と傾聴、それと裏方役だ。
会議前は笑顔で明るく挨拶。終わりも感じよく挨拶。
誰かの話し中では、誰よりも相槌を取りメモを取るようにした。そして、空調の管理や資料の配布、座席の後片付けなども率先してやった。
たとえ会議中に発言できなかったとしても、スラスラと言葉が出なかったとしても、会議に貢献できるはずだ。
素直にわからないと言う
カンペや想定質問を作っておけば、ある程度会議を回せると思う。
だけど、問題は想定質問にない質問が飛んできたとき。
かなりテンパると思うけど、勇気を持って「わかりません。」と答えよう。「わかりません」だけだと不親切かもしれないので、「調べて後日メールでお答えします」と言えば納得してくれる。
わからないことに対してわかったふりをして適当にあしらうのは危険だ。参加者全員の認識が間違った方向へ進んでしまうし、訂正も困難だ。それに不誠実でもあるし信用をなくす。
「こんなこともわかんないのかよ」と馬鹿にされる不安もあるかもしれないけど、「わかりません」と言ってじっくり調べて正確な情報をお伝えするのがいいと思う。
質問に質問する
質問されてけど、質問の意味や意図がわからないとき。言葉がわからないとき。
そんなときは質問に対して質問してみよう。
たとえば
「初歩的な質問で申し訳ないのですが、、、〇〇の件ですが、〇〇という言葉の意味がわかりませんでした。教えていただけますか？」
みたいな感じだ。
重要なのは低姿勢である点だ。この手の質問は言葉遣いをミスると「え？馬鹿にしてんの？」と思われかねない。だから、申し訳なさを全面に出す。
で、相手からすれば「私の質問に対して誠実に向き合ってくれてるな」と思うはずで、嫌な気分になる人はいないだろう。
内向型の人は意味不明な言葉が出てくるとその後の情報が入ってこなくて議論についていけなくなるので、逐一確認するといいと思う。
会議前後に予定を入れない
内向型は情報を整理するのに時間がかかる。科学的には神経経路が長いかららしいけど、詳しくは『内向型を強みにする』を読んでみてほしい。
内向型は、入ってきた情報を時間をかけてじっくり反芻することで深い理解を得ていくのだ。
だから、会議の前後には予定をあけておく。
そもそも会議前は不安と恐怖で緊張する。「時間とおりに始まるかな？」「忘れ物はないかな？」「パワポが画面に映るかな？」とかあれこれと心配するだろう。会議前は余白をあけておき、徹底的に準備に当てよう。
会議の後もスカスカに
発言したり、参加者の話を聞いてメモしたり、空調に気を遣ったり、開始時間を心配したり。
会議前・会議中は内向型の頭はフル回転。重たい作業でパソコンの冷却ファンが唸るように、内向型さんも会議でエネルギーを大量に消費している。会議後は生産性が落ち、仕事をするのは難しい。業務の切り替えにも時間がかかる。
僕は、会議が決まったらその後はすぐに休憩を取るようにしている。トイレに行ったりコーヒーやお菓子なんかをいただき、ボーっとする。
休憩が難しいならルーティーンワークをするとか。とにかく会議で消耗した脳を休ませることを意識している。先発ピッチャーが交代してアイシングするかのように、次の登板までとにかく休む。連投は禁物だ。肩肘を壊す。
その場で意見を言えなかったら、メールに意見を添える
内向型は、発言のタイミングを見失いがちだ。「気になることがあるけど、今話していいのか？」と考えているうちに次の話題に移ってしまう。僕は何度も何百回も何千回も経験済だ。
また、その場で意見を求められても情報の整理が追いつかず、思考がまとまらない。つい「え〜、、、その件に関しましては、、、はい。。。」に吃ってしまう。つまり、内向型は情報を反芻する時間が必要なのだ。
そこで僕がよくやっているのは会議後、議事録を作る過程で不明点を調べたり、発言の主旨を考えたりして情報を整理していく。すると、自分の意見や自分の疑問点が浮き彫りになっていく。
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