- 電話で話すと頭が真っ白になる
- 電話が鳴るのが怖い
- 電話を取るのが憂鬱
こんな方に向けて。
電話が苦手なのを克服しよう！と頑張るのもいいけど、一定の距離感を保つのはもっと重要だ。
なんでも内向的な人にとって電話というツールはストレス以外のなにものでもない。
内向型人間が電話を克服しようと頑張りすぎると体調を壊す。どうしても歪みが生じるのだ（←過去の僕）
そこで、この記事では電話回避術を紹介する。電話と適切な距離感をもって仕事ができれば嬉しいです！
内向型が電話が苦手なワケ
内向型の人が電話が苦手なのはこうだ。
- 集中力が途切れる：電話は突然鳴り出すため、作業が細切れになる
- 準備ができない: 電話は突然鳴り出すため、事前に準備ができない
- 情報過多: 電話では短時間で多くの情報を処理する必要がある
- エネルギー消費: 電話は集中力を必要とするため、内向型にとってエネルギーを消耗する行為
- 社交不安: 知らない人と話すことが苦手。
内向的な人は、電話が苦手と感じやすい傾向がある。
電話が上手くなるコツなどネットや本にあるが、根本的に電話への苦手意識はなくなりはしないだろう。
だとすれば、内向型の人は電話との距離感を保つほうが効率的だ。
電話との距離を保つ方法
電話回避術は下記のとおり。
- 電話対応が少ない部署に異動する
- テレワークを活用する
- 電話OKの時間を伝えておく
- 電話対応が少ない会社に転職する
電話と上手く付き合っていくのが大切だ。ベタベタな距離感から、程よい距離感に変えていこう。
電話しないキャラを演じる
かかってくる電話は仕方ないけど、自分から電話するのはやめておく。
基本コミュニケーションはテキストベースで行い、もし電話でお問い合わせがあっても「後ほどメールで返答します！」と言っておく。
また、会議やちょっとした雑談で何か聞かれたときも電話ではなく、メールやチャットで返答。
「自分＝テキストベースでコミュニケーションする人」という印象を先方に与えてしまうのだ。
メールは失礼なのか？⇒本質に立ち返る
メールやチャットは失礼と言う人もいるけど、意思疎通ができれば問題はないはず。ムリに電話にこだわってコミュニケーション齟齬が起こるほうが問題だ。だから、本質に立ち返って考えればok。
「なんでもかんでも電話！」は古いし、「生産性」という観点でも効率は悪い。一方で、「なんでもかんでもテキストでやる」というわけでもない。喋ったほうが早いなら電話がいい。
意思疎通の本質に立ち返って適切なコミュニケーションツールを選択していけばいい。
とはいえ、外向型が多数派を占める社会では電話が多くなりがちだ。だから、内向型人間は意識して電話しないキャラを演じてみるといいと思う。
電話OKの時間を伝えておく
社内の人間や関係者に電話OKの時間帯をお伝えしておくのもいい。
たとえば、予定表に
4月1日：午前中用事あり、電話は午後2時以降でお願いします
などと、組み込んでしまうのだ。関係者には「当方へのご連絡は原則メールにてお願いいたします。」などと文末らへんに申し添えておく。
直接お会いする機会があれば、「電話だとすぐにお答えできかねるので、メールいただけると嬉しいです！」とお伝えしておくといいだろう。
もちろん「私からの電話がイヤなのかな」と思われないよう、言い方にはご注意を。
「離席が多くて電話に出られないときが多いから〜」とか「業務繁忙ですぐにお答えできないから〜」と相手のせいじゃない感を強調すること。
電話対応が少ない部署に異動する
上の２つは社内スタッフや関係者向けの対策だった。
だが、お客様からの電話がバンバンかかってくるような部署では通用しない。なので、電話対応が少ない部署への異動も考えておきたい。
対お客さんだと、
- どんな内容、なのか
- いつ、くるのか
- どんな人から、なのか
と、情報が少ない。知らない人とのやり取りは緊張するし、言葉遣いをミスるとクレームにもつながるからいつも以上に気を遣う。
僕の経験上「最悪だったな」と感じたのは総合窓口の部署だ。理由は
- お客様からの電話が多い
- たらい回しされて怒っている
- 電話が繋がらずイライラしている
- 担当者不在のときに返答に困る
など、繁忙期は電話対応で1日が終わり、業後に事務作業をしていた。
オススメは、庶務系の部署
庶務系の部署は、平和だ。
- 社内の予算・決算
- 社内の設備
- 社内の人事
こういった庶務系の部署は対お客さんとのやり取りが少ない。内部職員や関係者など「よく知ってる人」とのやり取りが中心になり緊張感が減る。
電話苦手な内向型人間でも、じっくりと腰を据えて仕事に没頭することができるはずだ。
テレワークを活用する
テレワークも検討するといいだろう。
もし勤め先にこれらの制度があるなら活用するといい。
テレワークのメリットは、
- 電話がない
- 電話があっても事前に連絡がある
- 電話がないから仕事に集中できる
ことだ。外向型の人にとっては1人の時間が苦痛に感じるかもしれないが、内向型は話が変わる。内向型人間に孤独は至福のひと時だ。
フレックスは最強
一瞬余談だが、フレックス勤務は最高だ。
フレックスとは従業員自身が日々の勤務時間を自由に設定できる制度のことで、
- いつ、出勤するか
- いつ、休憩するか
- いつ、退勤するか
これらを自由に決めることができる神制度。
僕の働く会社はコアタイムなしのフレックスを採用していて、絶対に出勤しなきゃいけない時間帯もない。
テレワーク×フレックスは電話対応が苦手な内向型人間にとっては夢のような働き方だ。
電話対応が少ない会社に転職する
最終的には電話対応が少ない会社（業界）に転職してしまうのがもっとも効果的だ。
デジタル化が進んでいない（進められない）業界よりも、デジタル化との相性がいい業界のほうが電話対応が少ない。
とはいえ、根本的な対策になる反面、難易度も高い。
スキルも経験もない業界に転職するっていったってそうカンタンにはいかないし、時間もかかる。転職は60点を目指す感覚でいいと思う。そのためには、100点満点の理想から何を捨てるかが重要だ。たとえば僕は
- 月収25万円
- 正社員
- スキルがつく
- 福利厚生が充実してる
- 残業が月20時間以内
- 従業員数100人以上
- 家から60分圏内
- 在宅で仕事ができる
- 服装自由
- 仕事のスピードが早い
- デジタル化が進んでいる
こんな理想を掲げた。だけど実際には
月収25万円⇒時給1,400円正社員⇒アルバイト- スキルがつく⇒ok
- 福利厚生が充実してる⇒ok
残業が月20時間以内⇒繁忙期は多くなる従業員数100人以上⇒従業員数20人家から60分圏内⇒70分- 在宅で仕事ができる⇒ok
- 服装自由⇒ok
- 仕事のスピードが早い⇒ok
- デジタル化が進んでいる⇒ok
と、絶対に譲れないところと妥協できるところを整理した結果、上記になった。
1回の転職で100点を目指す必要もないしたぶんできない。だから60点を目指して何回かの転職で理想に近づいていけばいいと思う。
【混乱しない！】電話するときの準備
できるだけ電話を回避する方法を紹介したけど、とはいえ電話から完全に逃げることはできない。
電話苦手な内向型人間のための電話術を解説する。
要点を箇条書きしておく
かかってくる電話は仕方ないけど、こっちからかける電話は自分に主導権がある。
内向型は不足の事態に不安を感じやすく、しかも、頭が真っ白になる。だから、事前の準備が必要だ。
電話をかける前にやるといいのは「話す内容を箇条書きにする」こと。
話しているうちに何を言ってるんだかわからないのを防止するために、話の要点を箇条書きにしておこう。
で、いざ電話をかけたら名乗った後、
〇〇の件で３点確認したいことがあり、お電話しました。
と先に結論と要点を相手に伝えておく。そうすれば相手も混乱しないからまとまりのある会話になるはずだ。
まとめ
電話のメリットは
- すぐ連絡できる: メールやチャットよりも迅速に情報伝達や意思決定ができる
- 非言語情報も伝わる: 声のトーンや表情など、非言語情報も伝わるため、誤解を防ぎやすく、より深いコミュニケーションができる
- 雑談できる：本題以外の雑談もできる
とたくさんありますがデメリットは
- 一方的：いつかかってくるかわからない
- 着信が騒がしい：集中できない
- 集中力が必要：他の作業が中断する
と、内向型人間にはメリットよりもデメリットのほうが目立つ。
一方で、メールは
- じっくり考えられる
- 相手の言いたいことを落ち着いて理解できる
- 自分のペースで仕事ができる
- 記録が残る
と内向型にとってはメールでのコミュニケーションが向いていると思う。
苦手な電話からはなるべく避けて、内向型の強みを活かしていきましょう！
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